プロフィール


し い の  よ う こ
椎野 陽子
ワークスタイルデザイナー。
 短大卒業後、大企業から中小企業まで18年、事務職を経験。
 業務や自作したマニュアルより、全体像からの役目を知る。
 目的のための整理・整頓がムリ・ムダ・ムラを減らすことを実感する。
 矢野惣一さんの『幸せを広げる人材を生み出すカウンセリング講座』講師認定を受け、現在に至る。
 心理的ストレスを減らし、行動してしまう環境づくりを目指して活動中。

環境作りの歩み

お仕事が出来ず会社の仕組みのせいにして改善を行う

 私はお仕事が高速かつ正確にできるタイプではありません。多くの書類を接する度にこれほど難しくする必要があるだろうか、電子データを入力する度に手間がかかるな、と自分の本心に対する解決策を仕組みに取り入れて工夫するようになりました。

成果物(目的)のためのプロセスを知る

 業務を引き受ける度に手順書にする習慣がつきました。業務プロセスそのまま書き出し、周辺情報を入手する度に見直して簡単にして、随時手順書を更新しました。

会社(業務)の全体像から業務を知る

 手順書が腑に落ちないことがたびたびありました。なぜ必要か、なぜこのタイミングか。関係者に尋ねて歩きました。かつて行っていたことや使っていたものから会社の現在や未来に関わることが見えてきます。そこでわかったのは、やり方の一部分をそのまま継承しているから見えなかった全体像でした。

最短で成果物(目的)達成を目指す

 手順書を修正します。目指すは1ページで全体を眺め、必要な解説だけをつけたものです。手順書どおりに動いて自分が毎回迷うところを書き加え必要ないところは削除します。こうして業務が標準化していきます。すると、自分の動きが気になります。使う物は道すがらできるようにと配置し、使っていないものは他で使うか処分します。

最短で低コスト、手順書で人材育成

 業務や場所利用の無駄が減ると業務量がわかります。時間や手間です。優先順位を決められます。業務は手順書に、場所は見てわかり、周囲と共有することが増えます。根拠が伝わりやすくなり、理解と協力を得られやすくなります。

整理・整頓そして共有化

 マニュアル作成→業務の標準化→周辺の片付け→共有化
 
 目に見えない仕事を目に見えるよう(見える化)をしました。整理・整頓です。マニュアルや場所から業務がわかり、共有化が進み、教育時間は短縮されました。相互理解ができることで業務は進めやすくなります。こうしてムリ・ムダ・ムラが減ります。