お仕事を手放す

「できる事」を「できる人」が「できる時間」で行う。

常に殖える資料を速やかに処分できないと、置く場所に困るようになり、要らないものに資金が必要になります。更に、必要な資料に辿りつくまでに探すようになってしまって時間がかかるようになってしまいます。

そんな時、整理をする専任の人は要りません。

  1. ルールを決める
  2. マニュアルを作る
  3. チェックリストを作る

マニュアルが人を育てて、チェックリストが進行管理を行います。

管理をする人1名、そして整理をするのは関わる人全てになり、空き時間に誰かが少しずつ行うことで散らかりにくくします。


例:書類整理

急ぎではないけれど、かたづかないとたまってしまって
動きがとれなくなってしまう書類整理です。

行動と場所を検証します。

【行動】

  1. 他部署から受け取る書類ファイル数冊を持ち込む
  2. ファイルから書類を取り出す
  3. 書類を保管する
  4. 書類を処分する

【場所】

  1. 作業場所
  2. 保管場所

ルールを決める

  1. 保管期間を決める
  2. 保管状況がわかるにする
  3. 保管時の書類の置き方を決める

ルールを実行するための材料を準備する

  1. クリアファイル・・適当な箱に資料を入れファイルの背見出しを入れて、のせる
  2. ノート・・・・・・日時、背見出しの内容(冊数)、担当者、保管終了日、チェック欄を記載
  3. マニュアル

材料を配置してルールを共有する

準備したものを配置する

場所を共有する

  1. 作業場所には、作業場所○○部と貼り付ける
  2. 保管場所の棚には、ポストイットに背見出しの内容を書き、貼り付ける



★パターン1 保管をする時間がない

資料を持ち込む人はノートに書き込み、立ち去ります。
すると、声をかけられた、手が空いている人が、現れます。
ファイルから資料をとりはずして保管して立ち去ります。

★パターン2 保管する場所がない

資料を持ち込む人は、ノートに書き込み、場所の空きを調べます。
一杯です。ノートを眺め、保管期限が終了していても処分がされていない資料を、
担当者へ連絡します。
担当者がすぐに時間の調整ができない時は、他の人に声をかけます。
ファイルから資料をとりはずして保管して立ち去ります。



[check]誰かが、仕事をしてくれるので、場所が一杯になっても、すぐに片付きます。