誰かが行う

至急の依頼を断るにも根拠が要ります。
○○だからできません。
簡単にできないと言う前に、できることがあるかもしれません。
都度1から伝えるのでは、時間がかかるばかりかお互いのストレスになったり、解釈の相違が生まれたりするかもしれません。
そんな時、書き物にしておくと、伝えたいことのもれがないばかりか細かい心配りの一言が伝えやすくなるかもしれません。

例:1人で行う印刷業務

パソコン4台、プリンター4台を操作、印刷する業務をできない時の解決策をいくつか用意します

調べる

  1. 機器類の能力
  2. 機器の保守状況
  3. 消耗品の調達状況

マニュアルを作成する

  1. 機器、消耗品の対応方法
  2. 業務手順
  3. 依頼書のフォーマットを改訂
    ・上から下に詳細がわかるようにレイアウト
    ・重複内容や記入箇所を減らす

配置を変える

 要るものを動きにあわせて配置

使う場所にマニュアルを置く

 その場で手順の確認をする

物の配置とマニュアル設置した結果

  1. 1時間当たりの作業量の平均化
  2. 作業状況の共有化
  3. 優先の決め方、進め方の対策検討の根拠の共有化



[check]より適切な優先順位決めにより、迷う時間短縮

[check]引継ぎ時間なし